Tham Khao Ngay Cach Tao Nhom Zalo Trong Mot Not Nhac 6243f78977834

Chat Nhóm – Nhóm Chat: Hiệu quả và Hạn chế trong Quản lý công việc

Chuyển đổi số đang trở thành một thách thức quan trọng và cơ hội to lớn đối với ngành dệt may. Một trong những bài toán quan trọng mà ngành này đang phải đối mặt là cách quản lý thông tin và giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc đa dạng và phức tạp. Để có cái nhìn sâu hơn, hãy tưởng tượng rằng mỗi quản lý cấp trung trong ngành dệt may phải tham gia vào hơn 40 nhóm công việc khác nhau trên nền tảng Zalo. Điều này đòi hỏi họ phải đối phó với một lượng lớn thông tin, tài liệu, và tương tác hàng ngày trong các nhóm này.

Bội thực “Chat Nhóm”

Một nhân viên lâu năm đã chia sẻ về cuộc sống của họ, với màn hình điện thoại vẫn sáng dù đã qua 11 giờ đêm, do thông báo từ gần 20 nhóm chat công việc và trò chuyện cá nhân không ngừng đổ về. Cuộc sống này đã trở thành một phần không thể thiếu suốt bốn năm qua. Với hàng chục nhóm chat công việc và những nhóm chat cá nhân khác nhau như nhóm gia đình, nhóm giữa phụ huynh và giáo viên chủ nhiệm của con cái, nhóm cư dân chung cư với ban quản lý, nhóm các hộ gia đình cùng tầng và hội bạn thân…, họ đang phải đối mặt với một lượng lớn thông tin và tương tác hàng ngày.

Tuy nhiên, không thể tắt thông báo hay rời khỏi các nhóm chat này do sợ bị mắc hội chứng FOMO (Fear Of Missing Out – sợ bỏ lỡ). Những tin nhắn xuất hiện thường xuyên và họ phải mở điện thoại để đọc và trả lời, thậm chí có khi chỉ là cuộc trò chuyện không quan trọng. Điều này đã dẫn đến việc mất nhiều thời gian, làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc chính và thậm chí buộc họ phải làm thêm giờ.

Các chuyên gia cảnh báo rằng mặc dù công cụ chat có lợi ích và chi phí thấp, nhưng cũng tiềm ẩn các rủi ro như lạm dụng, mất thời gian, sự xóa nhòa giữa công việc và cuộc sống cá nhân, nguy cơ lộ thông tin, cảm giác cô đơn trong tập thể, và ảnh hưởng đến hạnh phúc gia đình. Một số nhân viên thậm chí phải làm thêm giờ để bù đắp cho thời gian mất vào việc trả lời tin nhắn không quan trọng, khiến cho sếp có thể sai lầm rằng họ luôn sẵn sàng nhận việc, bất kể thời gian.

Khao khát và Bất An

Trái ngược với một số người bị bội thực tin nhắn, vẫn có một số luôn khao khát được đồng nghiệp thêm vào các nhóm trò chuyện bí mật ở công ty, tránh cảm giác bị cô lập. “Tôi biết nhiều đồng nghiệp trong phòng có nhóm chat riêng và chỉ chia sẻ các thông tin mật. Thi thoảng một vài người đột nhiên nhìn nhau cười hay chẳng may nhắn nhầm nhóm. Mọi thông tin tôi luôn là người biết cuối cùng”, một chia sẻ cho hay.

Để tránh cảm giác bất an, sợ hãi, lo sợ bản thân bị nói xấu trong nhóm chat, lại có một số cố lấy lòng đồng nghiệp. “Họ nhờ gì tôi cũng giúp. Khi có lòng tin, tôi sẽ được thêm vào các nhóm chat, tránh cảm giác mình là người ngoài cuộc”, chia sẻ bộc bạch.

Sử dụng “Nhóm Chat” thế nào cho đúng?

Sự phát triển của công nghệ thông tin và các ứng dụng trò chuyện trực tuyến không phải là nguyên nhân chính khiến người dùng cảm thấy bội thực tin nhắn. Theo các chuyên gia văn hóa, chúng có khả năng truyền tải thông tin và hỗ trợ cuộc sống nếu được sử dụng đúng cách. Ví dụ, trong thời gian dịch bệnh, các nhóm chat đã giúp giải quyết công việc từ xa và trở nên hữu ích.

Tuy nhiên, chuyên gia khuyên rằng khi công việc đã hoàn thành, người dùng nên xóa bỏ nhóm chat không còn cần thiết hoặc thiết lập các quy tắc chia sẻ thông tin nếu muốn duy trì nhóm. Thay vì đổ lỗi cho công nghệ, mỗi người cần tự điều chỉnh và tránh ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và chất lượng cuộc sống.

Một ví dụ thực tế là một quản lý, người tham gia hơn 20 nhóm chat, nhưng không cảm thấy bị bội thực tin nhắn. Anh ấy đã tự điều chỉnh bằng cách phân loại các nhóm theo mức độ quan trọng và chỉ bật thông báo cho những nhóm quan trọng. Các nhóm trò chuyện với bạn bè và đồng nghiệp ngoài công việc được ẩn hoặc chuyển sang chế độ tắt, giúp anh ấy tránh được làm phiền trong giờ làm và tăng hiệu suất công việc.

Buộc phải đưa ra giải pháp bảo vệ chính mình

Chúng ta có thể tập thói quen tắt và không trả lời tin nhắn từ bạn bè, người thân trong giờ làm…. Riêng nhóm công việc sẽ tự thoát, xóa khi kết thúc dự án.

Hay là chúng ta sẽ có tập dần những thói quen tốt hơn khi sử dụng các nhóm chat công việc, có một số loại tin nhắn không nên gửi để duy trì sự chuyên nghiệp và tôn trọng người khác.

Tin nhắn cá nhân không liên quan đến công việc: Tránh gửi các tin nhắn cá nhân, như lời chào buổi sáng, cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc, hoặc chia sẻ thông tin cá nhân quá nhiều.

Trò chuyện không phù hợp: Đừng sử dụng nhóm chat công việc để trò chuyện về các chủ đề nhạy cảm, gây tranh cãi hoặc không phù hợp với môi trường làm việc.

Tin nhắn “spam” hoặc không cần thiết: Tránh gửi thông tin không liên quan đến công việc, quảng cáo cá nhân hoặc spam trong nhóm chat công việc.

Sử dụng ngôn ngữ không thích hợp: Hãy tránh sử dụng ngôn ngữ tục tĩu, khiêu khích, hoặc xúc phạm trong tin nhắn.

Tin nhắn với nội dung quá dài: Không nên gửi tin nhắn quá dài và phức tạp trong nhóm chat. Nếu cần, hãy sử dụng email hoặc họp trực tiếp để trao đổi thông tin chi tiết hơn.

Tin nhắn thường xuyên không quan trọng: Nếu bạn thường xuyên gửi tin nhắn không quan trọng, như cập nhật về cuộc sống cá nhân hoặc chia sẻ hình ảnh không liên quan đến công việc, có thể làm phiền người khác trong nhóm.

Tin nhắn trễ hoặc không liên quan đến thời gian làm việc: Hãy tránh gửi tin nhắn vào ngoài giờ làm việc hoặc vào các ngày nghỉ, trừ khi có sự đồng ý của người nhận.

Tin nhắn không quan trọng trong cuộc họp trực tuyến: Trong cuộc họp trực tuyến, hãy tránh sử dụng tính năng chat để trò chuyện không liên quan đến nội dung cuộc họp.

Nhớ rằng, mục đích chính của nhóm chat công việc là để trao đổi thông tin liên quan đến công việc và hỗ trợ công việc. Để duy trì sự hiệu quả và tôn trọng, hãy xem xét trước khi gửi bất kỳ tin nhắn nào và đảm bảo rằng chúng thực sự liên quan đến công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể.

Tổng hợp

Search